Problemas de TI em contabilidade? - Simples Solução

Problemas de TI em contabilidade?

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Problemas de TI em contabilidade?

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Informática em escritórios e empresas de contabilidade: principais problemas enfrentados

Otimização do espaço, fácil acesso a dados, aumento da produtividade, dentre outras coisas; a incorporação de recursos oriundos do campo da informática ao cotidiano dos escritórios e empresas de contabilidade trouxe diversas vantagens para os profissionais da área contábil e seus clientes. No entanto, o uso destes também vem sendo a principal causa de problemas cada vez mais comuns no dia a dia do contador.

O surgimento de tais adversidades pode ser comparado à formação de uma bola de neve: um incidente, até então isolado, tende a desencadear uma sucessão de erros que afetarão de forma negativa o rendimento empresarial. No âmbito de empresas e escritórios de contabilidade, os principais problemas relacionados ao uso de recursos de informática são os seguintes:

  1. Falta de uma equipe qualificada a lidar com equipamentos de informática

 

Desde o surgimento dos primeiros computadores em meados da década de 1940 até os dias atuais, nota-se um aspecto comum a toda história da informática: o fato desta ciência estar em constante transformação, fazendo com que avance a passos largos. Sendo assim, recursos considerados num primeiro momento como “de ponta” rapidamente passarão a ser tratados como obsoletos.

Por conseguinte, na contemporaneidade, a dinamicidade e o autodidatismo tornaram-se requisitos imprescindíveis ao profissional contábil. Entretanto, é comum que tais características sejam escassas ou inexistentes nos indivíduos que constituem o quadro de funcionários em empresas e escritórios de contabilidade. Logo, mesmo que estes disponham de um leque diversificado de equipamentos de informática que deveriam acarretar melhorias nas atividades que desempenham, há grandes chances de que isso não aconteça, por serem inaptos a manuseá-los.

  1. Problemas com Conectividade Social ICP

 

A Conectividade Social é um sistema desenvolvido pela CAIXA que permite o câmbio de informações entre ela, empresas e escritórios de contabilidade e demais entidades. O Canal disponibiliza a seus usuários uma série de funcionalidades como o acesso à informações da Previdência Social, PIS/Empresa dentre outras.

Apesar de objetivar a facilitação da troca de informações entre diferentes entes, não raro o sistema dificulta tal processo devido a incompatibilidades com configurações inerentes aos computadores que tentam acessá-lo.

  1. Dificuldade em instalar certificados digitais

Os certificados digitais são arquivos eletrônicos que desempenham a função de senha para verificar a identidade de um usuário, empresa ou computador em sistemas digitais, para, dessa maneira, criar um ambiente no qual possa ser realizada de modo seguro a troca de informações.  A utilização dessa medida se faz necessária diante da quantidade crescente de dados pessoais aos quais as empresas armazenam em seus bancos de dados, além da possibilidade destes serem roubados.

Os certificados digitais são utilizados como medida de segurança em procedimentos como emissão de notas fiscais, consulta e download de arquivos NFes e XMLs  e validação de transações financeiras. Para poder utilizar certificados digitais é preciso contar uma certificadora e seguir os processos especificados por esta.

  1. Uso de softwares incompatíveis com os computadores da empresa

A escolha dos softwares a serem utilizados diariamente num escritório ou empresa contábil deve levar em consideração todos os aspectos inerentes às configurações dos computadores que dispõe, pois isto afetará diretamente seu rendimento, seja de forma positiva ou negativa, fomentado o crescimento empresarial ou gerando déficits.

Como evitar o surgimento de problemas num escritório ou empresa de contabilidade

  • Investindo na qualificação profissional do corpo de funcionários mediante o financiamento de cursos, realização de palestras, workshops, dentre outras coisas.
  • Manutenção constante dos recursos físicos da empresa.
  • Planejamento a curto, médio e longo prazo, o que permitirá decidir de forma racional como proceder e lidar de maneira adequada com possíveis adversidades.

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